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常见问题
2016-07-12 14:58 ? 审核人:

党群行政、教学综合类档案

1.问:所有的档案都到档案馆查吗?

答:不是。学生个人档案在学院学生档案室查询,具体联系毕业所在学院办公室;教职工人事档案在人事处人事档案室查询,具体联系人事处;户籍档案在保卫处户籍管理室查询。

2.问:毕业证书丢失了该怎么办?

答:档案馆可以提供成绩单和录取大表,个人携带个人申请、身份证及其复印件、照片到教务处办理。未参加全国性高考的同学,无法提供录取大表,不能补办毕业证明书,档案馆可以提供一份学历证明。毕业证明书的具体补办要求是:(12001年及以后毕业的:①个人申请;②登报遗失声明;③学历查询截图(学信网打印);④身份证复印件。(22001年以前毕业的:①个人申请;②登报遗失声明;③学历查询截图(学信网打印)(注:早年没有上网的学历必须提供毕业生验印表或毕业生登记表);④录检表复印件(在我校档案馆开具);⑤在校期间的成绩单复印件(在我校档案馆开具);⑥身份证复印件。

3.问:学位证书丢失怎么办?

答:档案馆可以出具一份学位证明,但是学位证学校不予补办。

4.问:个人档案缺少学生登记表、毕业生登记表、学位证明、成绩单,如何补办?

答:西安电子科技大学没有学生登记表,可以用当年各省、自治区、直辖市的新生录取审批表代替,但是它不等同于学生登记表,高等学校招生录取大表在学校档案馆查印证明;高等学校毕业生登记表一般随个人档案到学生就业单位,如果个人档案内没有,由学院和学生工作处共同办理这个缺件;成绩单和学位申请材料是个人档案内应有的,若没有,由档案馆出具学位证明材料和成绩单补充到个人档案内。

5.问:个人档案去向不明如何查询?

答:西安电子科技大学学生个人档案由学工处管理,各学院具体负责。去向不明包括档案丢失和档案所在处不明确:若为丢失,由学院、学工处、档案馆以及本人毕业的高中学校共同负责查补;学生个人档案去向不明的查询请咨询学院和学工处,因为学生档案的转递是由各学院具体负责的。

6. 问:毕业时只领取了结业证,肄业证等,是否可以更换毕业证,学位证?

答:符合学校更换条件的可更换,具体请咨询教务处办理。

7. 问:毕业生的派遣证和毕业分配去向如何查询?

答:毕业生的派遣证查询,请咨询学生工作处毕业生就业办公室(分本科生和研究生就业办公室)。毕业生分派去向可以到档案馆来查印证明。

8.问:学生在校期间的各类获奖如何查询?

答:档案馆保存本科生、研究生在校就学期间的各类获奖,主要有校内奖助金和国家奖助金,“优秀学生”和“优秀学生干部”荣誉称号以及各类竞赛获奖等。这些内容都可以到档案馆查印证明。

9.问:如何借阅毕业生论文?

答:所有研究生的毕业论文档案馆和图书馆都有收藏,部分优秀本科生的毕业论文档案馆也有保存。图书馆收藏的毕业论文可以借阅,档案馆保存的学生论文只能查阅。查阅涉密论文必须到学校科学研究院保密办公室办理涉密文件材料查阅手续。

10.问:学信网上查不到学生毕业信息怎么办?

答:学信网上查不到学生毕业信息的原因很多,主要有姓名错误、身份证号错误、数据传输中错位等。解决的办法是:(1)到学校档案馆开具学历证明,(2)重新补办毕业证明书。

学籍档案

1.问:学籍档案包括哪些内容?

答:包括本科生成绩单,硕士研究生学位档案,博士研究生学位档案。

2.问:硕士研究生档案包括哪些内容?

答:包括学位审批书,论文选题报告,论文中期检查报告,论文中英文摘要,论文评阅人意见表,论文软硬件验收表,学位证书和毕业证书复印件,两本学位论文等材料。

3.问:博士研究生档案包括哪些内容?

答:包括学位审批书,论文选题报告,论文中期检查报告,论文中英文摘要,论文评阅人意见表,论文软硬件验收表,学位证书和毕业证书复印件,两本学位论文等材料。

4.问:查阅本科成绩需要哪些信息资料?

答:本科期间的班级学号,以及学位证、毕业证复印件,本人有效身份证件。委托他人查阅时还需携带委托人与代理人的有效身份证件及委托代理授权信息。

5.问:报考博士需要查阅哪些材料?

答:硕士成绩单,答辩决议,评阅人意见表,论文摘要。

6.问:查阅硕士、博士学位档案需提供哪些信息?

答:硕士、博士学位证、毕业证复印件,本人有效身份证件。

科研档案

1.问:专利证书档案是否可以在档案馆查询到?如何查询?

答:校档案馆存有始自1989年以后授权的专利证书,已申请但未授权及未归档的专利,档案馆均查询不到。若需查询已授权的专利证书,须持单位介绍信(写明查询人及查询内容)、查档人的有效证件到档案馆查询。不收查档费,如需复印或证明,则收取复印或档案证明费。

2.问:软件着作权档案是否可以在档案馆查询到?如何查询?

答:校档案馆存有始自2001年以后获得的软件着作权证书。若需查询已获得的软件着作权证书,请持单位介绍信(写明查询人及查询内容)、查档人的有效证件到档案馆查询。不收查档费,如需复印或证明,则收取复印或档案证明费。

3.问:科研类获奖证书档案能查询到吗?

答:校档案馆存有始自1978年以后的获省、部级以上学校的科研项目获奖证书。个人获奖证书由个人自行保管。

4.问:科研项目档案能查询到吗?

答:档案馆要求科研项目归档,但课题组归档情况不一,若该项目结题并按档案馆要求进行归档,做过档案移交手续,该项目档案材料可在档案馆查询。但查询项目档案要求必须是该课题参研人员,查询时须持单位介绍信及本人有效证件。

5.问:涉密档案如何查询?

答:请先到学校科学研究院保密办公室办理相关档案查询及复印手续(需在学校科研院网页下载相关表格,填写并请主管领导签字),经批准后方可在档案馆查阅。

6.问:声像类档案可查询到哪些内容?

答:目前只存有照片档案。

出国成绩及证明翻译

1.问:出国成绩及证明翻译受理范围?

答:由在校学生(包括成人、专科、本科、硕士、博士)申请的出国留学项目,已毕业学生由单位公派出国深造项目,不包含出国游学、旅游等个人行为。

2.问:出国成绩及证明翻译包含的项目有哪些?

答:课程成绩,在读证明,毕业证,学位证,高考成绩,成绩排名(专业或班级),获奖(校级),个人GPA(在校),分数段标准,GPA标准。

3.问:办理成绩及证明翻译需准备哪些材料?

答:毕业证、学位证复印件或扫描件,个人中文GPA证明(加盖院章),中文获奖证明(加盖院章)或获奖证书原件复印件(校级获奖),中文成绩排名(加盖院章)。

4.问:什么时候可以办理成绩及证明翻译?

答:(1)网络预约:档案馆网站首页服务大厅中出国翻译/档案证明中的预约系统进行注册预约。冬春季:上午 9:00-17:00 ;夏秋季:上午 9:00-17:30

2)现场办理:每周周四全天办理。(出国翻译只能网络预约办理)

冬春季:上午 9:00-11:30,下午14:30-17:00;夏秋季:上午 9:00-11:30,下午15:00-17:30

5.问:档案馆办公地址在哪里?

答:(1)中文的成绩证明、录取大表证明、分配去向证明、答辩决议书证明(硕博)、论文评审意见表证明(硕博)、论文中英文摘要证明(硕博)、学位授予名单证明及企业认证在西安电子科技大学南校区(西安市西沣路266号)行政楼一层112

2档案证明(中文)

国家英语四级证明、六级证明;

毕业生学位证明、学历证明、学习证明。

出国翻译(中英文):

毕业生成绩单、毕业证明、学位证明;

高考录取证明;

获奖证明(校级及以上获奖);

平均分证明;

专业或班级排名证明;

本科个人GPA证明;

本科平均绩点计算方法;

大信封(封口处有密封章,装成绩单)、小信封(装推荐信)、信笺。

以上在西安电子科技大学南校区(西安市西沣路266号)一站式服务大厅

6.问:成绩及证明翻译的流程是什么?

答:1)网络预约:档案馆网站首页服务大厅中出国翻译/档案证明中的预约系统进行注册预约。

2)现场办理:每周周四全天办理。(出国翻译只能网络预约办理)

7.问:办理业务有哪些缴费方式?

答:目前所有业务5份以内均免费,超过5份收取成本价。学校已开通校内转账、支付宝、微信、网银等快捷方式进行缴费。

8.问:业务办理周期有多长?

答:正常办理周期为10个工作日。

9.问:学校信封、信纸的用途是什么?

答:盖有密封章的大信封为成绩专用信封,小信封用来装推荐信,信纸用来写推荐信。

10.问:成绩办理可否改动?

答:不能。成绩办理严格按照原始成绩单上成绩照实录入,不能有任何删减、改动。

11.问:领取做好的成绩和证明需要带什么东西?在哪里取?

答:领取成绩及证明需携带个人有效证件(一卡通,身份证等),如需代取,请携带个人委托书(办理人和委托人有效证件及信息)领取。办理邮寄业务的等待邮件送达即可。

12.问:邮寄周期为多长?邮寄范围是什么?

答:目前邮寄种类为国内EMS或顺丰到付,时长一般为2-3天,因海外件容易丢失,目前不受理海外邮寄业务。

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